Virtualización del equipo de colaboradores
Se trata de migrar al teletrabajo, pero hay que valorar el número y tipo de empleados. Considerar la resistencia al cambio, las ventajas y limitantes de este modelo de trabajo.
¿Cómo empezar con la virtualización del trabajo?
La clave está en iniciar en pequeño, documentar, mejorar y pulir, para luego implementar de forma general y virtualizar más funciones.
- Inicia la prueba del teletrabajo con una persona colaboradora, observa cuáles son los problemas que se presentan y documéntalos para superarlos.
- Escala la prueba del teletrabajo a todo el equipo de colaboradores durante un día específico. Ponlo como opción, porque dará mejores resultados que una imposición.
¿Qué herramientas puedo usar para el control y gestión del equipo?
- Sistema de comunicación: para mantener una comunicación fluida puedes hacer uso del chat de tu correo o de algunas aplicaciones como: Slack, WhatsApp, Telegram o Line. Lo importante es que sea fácil y que funcione. Prueba las herramientas y selecciona la que mejor supla las necesidades del equipo.
- Sistema de organización: para saber qué está haciendo cada persona, cuál función y objetivo está persiguiendo, puedes usar herramientas para la gestión de proyectos como Trello, Asana o Monday. También, puedes habilitar los calendarios compartidos de Outlook o Google. Así, la dirección, gerencia o recursos humanos, sabrá al instante que está haciendo el equipo.
- Sistema de documentación: es importante documentar los procesos para saber cómo se resuelven las actividades de la empresa. La idea es saber qué hacer ante determinado caso y documentar las nuevas experiencias para la empresa, esto se puede hacer a través de una carpeta compartida en OneDrive, Dropbox o Google Drive.
Fomenta las buenas prácticas como la de un informe diario de tres párrafos que indiquen qué ha estado haciendo el colaborador y cómo lo ha resuelto.
Virtualización de procesos
En esta dimensión de la transformación digital, hay que mapear y comprender qué hace la empresa, qué procesos sigue y cuáles de estos procesos se pueden virtualizar porque ya tienen una solución online. Por ejemplo, se pueden cambiar:
- Reuniones presenciales, por videollamadas.
- Acciones de marketing tradicional, por el marketing digital.
- Capacitaciones presenciales, por cursos virtuales.
- Gestión y seguimiento de clientes de forma presencial, por el uso de un CRM.
- Facturación física, por la facturación digital.
- Obtención de clientes a puerta fría, por campañas y pauta digital.
- Firma presencial de contratos, por la firma digital.
- Contratación de personal con entrevistas presenciales, por entrevistas y pruebas online.
Haz un diagnóstico de tu empresa, para ello, puedes implementar la técnica del semáforo:
- Verde, es lo que ya se ha virtualizado.
- Naranja, es lo que está en proceso de virtualización.
- Rojo, es lo que aún no se ha virtualizado o que por la actividad de la empresa no se puede virtualizar.
Quizás tengas dudas y pienses que las empresas no se pueden virtualizar. Aquí un ejemplo de virtualización: Google.
Piénsalo, la mayoría de sus clientes no conoce y nunca ha estado en sus oficinas, no ha estrechado la mano de sus ejecutivos. Sin embargo, podemos abrir una cuenta de Gmail o de YouTube. Podemos pagarles por más espacio para nuestro correo o por publicidad en su plataforma de AdWords. Es una empresa virtualizada que ofrece una gran cantidad de productos y servicios.
Toma acción, identifica qué procesos se pueden virtualizar dentro de tu empresa, indaga qué cosas tienen ya una solución online, prueba y decide sobre las herramientas que vas a adoptar.
Virtualización de productos y servicios
Antes de avanzar en esta dimensión, ten en cuenta que virtualizar significa que seguimos sirviendo y entregando productos con calidad. Si hay un detrimento en nuestra atención, entonces significa que no hemos hecho un buen proceso de transformación digital y de virtualización de la empresa.
Aquí se trata de identificar qué productos y servicios de tu operación o tienda física se pueden ofrecer a través de un sitio web, catálogo online o tienda digital, que nos permita vender a través de internet.
- Si ofreces productos físicos, puedes entregarlos a través de empresas que se dedican a la distribución (delivery). Evalúa la opción que te ofrezca las mejores condiciones.
- Analiza la migración de servicios presenciales a servicios online. Por ejemplo, traslada las asesorías, clases o capacitaciones presenciales a cursos online, tipo webinars o contenidos bajo demanda (on demand).
Finalmente, ten en cuenta que mediante la virtualización de la empresa puedes deshacerte de costos como el arrendamiento de un local, pero si quieres seguir manteniendo tu tienda física y al mismo tiempo incursionar en el mundo de los servicios digitales, entonces estarás diversificándote y eso está muy bien.
Antes de virtualizar tus servicios y productos, valora las tres dimensiones de los productos que ofreces: la social, la sensorial y la funcional. Esto te dará claridad sobre los productos o servicios que debes mantener de manera presencial o si por el contrario, solo los ofrecerás de manera virtual.
Fuente: Basado en el programa de Joan Boluda, Pasos para virtualizar una empresa, disponible en YouTube.
